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Qual é a importância de uma gestão de escalas automatizadas em clínicas e hospitais? Confira!


Uma tarefa da administração em hospitais tem especial relevância frente as demais. Trata-se da gestão de escalas. É ela quem determina os horários que os profissionais atuarão durante o funcionamento da instituição. Em um ambiente de trabalho que nunca para, é preciso que haja precisão e ordem na atribuição de cada colaborador.

Este artigo mostra como é possível encontrar mais eficiência automatizando esse processo. Ao ler o texto, você entenderá melhor porque os processos automáticos são tão importantes em hospitais. Conhecerá quais são as escalas mais utilizadas e saberá que vantagens são conseguidas com a automação.

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Qual é a importância de automatizar os processos hospitalares?

Os ambientes de trabalhos de hospitais e grandes clínicas têm algumas particularidades que precisam ser consideradas. A principal delas certamente é o ritmo de trabalho. Normalmente, seu funcionamento se dá 24 horas por dia e 7 dias por semana, tudo isso visando uma boa assistência à vida de quem precisa de socorros.

Nesse sentido, gerenciar as escalas de trabalho é um desafio à parte para a administração dessas instituições. A boa notícia é que tudo isso pode ser melhorado por meio da automação. Procedendo dessa forma, é possível ter mais agilidade, diminuir o absenteísmo e se isentar de processos trabalhistas que normalmente custariam muito dinheiro. Essas são apenas algumas das vantagens que mostram a importância de adotar uma gestão de escalas automáticas em hospitais.

 

Quais são os principais modelos de escalas praticados em hospitais?

Existem diversos tipos de escalas praticadas em hospitais. Por seu regime diferenciado, não é incomum que uma contabilidade externa tenha dificuldades no momento de fazer os cálculos de pagamentos de salários. Acompanhe a seguir os principais modelos de escalas existentes

12 por 36

Esse é o modelo de escala mais praticado em hospitais. Trata-se de uma formatação que favorece a troca de turnos em jornadas ininterruptas. Normalmente, o horário mais adotado pelas insituições para fazer a troca de profissionais é de 7:00 as 19:00 e de 19:00 as 7:00, com os colaboradores trabalhando 12 horas seguidas e descansando 36.

5 por 1

Nessa modalidade, o profissional trabalha 5 dias na semana com direito a um dia de folga. É precisa dar atenção ao fato de que a jornada de um único dia nunca deve ultrapassar o tempo de 7 horas e 20 minutos. Também é necessário que exista a presença de um colaborador folguista que cobrirá o descanso dos demais.

5 por 2

Esse modelo é análogo ao explicado anteriormente. Também são trabalhados 5 dias na semana, mas com dois dias de folga. Essa modalidade é adotada quando o turno de trabalho precisa ser um pouco maior, nunca ultrapassando o limite de 8 horas e 48 minutos.

 

Quais são os benefícios de tornar a gestão de escalas automáticas?

Acompanhe a seguir uma breve explicação sobre as vantagens de automatizar a gestão de escalas.

Melhor gestão do absenteísmo

Instituições hospitalares de maior porte costumam ter problemas frequentes em relação à falta de funcionários em seus expedientes de trabalho. Os motivos são os mais variados possíveis, indo desde doenças e questões familiares até mesmo o estresse, passando pela mentalidade de direito. Este último ocorre quando um colaborador se sente no direito de faltar.

Enfim, não há como escapar do absenteísmo, ele sempre existirá. A questão nesse tópico é que a automação na gestão de escalas é capaz de melhorar o gerenciamento das faltas por meio de mecanismos de reposição, seja de funcionários ou de bancos de horas. Isso ajuda a diminuir o prejuízo ocasionado pelas ausências.

Mais agilidade no planejamento

É muito comum que haja necessidade de troca de pessoas em determinado turno, até mesmo pelo absenteísmo explicado no item anterior. Assim, o planejamento das escalas costuma demandar tempo e esforço, além da necessidade de comunicar todos os profissionais envolvidos.

Com uma gestão automática, praticamente todos esses problemas desaparecem. Na medida em que os envolvidos dispõe de plataformas de comunicação, fica mais fácil fazer o processo de gerenciamento. Dessa forma o planejamento das escalas ganha mais agilidade e a gestão se torna mais eficiente.

Controle de horas extras

Muitos funcionários podem se sentir inclinados a aumentarem a quantidade de horas extras trabalhadas. Isso ocorre geralmente por conta de um eventual valor pago a maior. Dessa forma, não ter um bom controle sobre essa variável pode acabar afetando financeiramente a instituição hospitalar.

Existem também outras questões de muita importância em relação ao excesso de horas extras trabalhadas. A má qualidade nos relacionamentos com os colegas de equipe, a procrastinação de tarefas e um baixo desempenho de qualidade são alguns dos problemas. Em um ambiente que lida com vidas humanas, ter uma gestão automatizada ganha ainda mais relevância.

Previne contra processos trabalhistas

Mesmo depois da saída de um funcionário de uma instituição hospitalar, pode haver prejuízo ao caixa da organização. Quando isso ocorre, muitas vezes é por meio de uma ação judicial e, em vários casos, os pedidos estão relacionados a pagamentos de horas extras não reconhecidas quando do vínculo empregatício.

Hospitais que não tem um bom controle da jornada de trabalho de seus funcionários tendem a perder essas causas. Já com uma gestão de escalas automática, esse problema pode ser afastado. Uma vez que os registros são gerados por dispositivos e programas automatizados, há como fazer a devida comprovação das horas realmente trabalhadas.

Evita turnover

Existem ainda situações nas quais a rotatividade de funcionários é bastante alta. Muitas vezes os processos repetidos de admissões e demissões de funcionários estão relacionados a uma falta de clareza na gestão de escalas. Isso pode ser solucionado com um processo automatizado.

Na medida em que os colaboradores sentem que sua alocação prévia de trabalho é respeitada e obedecida, os conflitos dessa natureza desaparecem. Isso torna o ambiente de trabalho mais harmonioso, reduzindo as chances de novas demissões por motivos ligados a escala de trabalho. E isso contribui financeiramente para a organização, já que o turnover costuma ter um alto custo.

 

A gestão de escalas de um hospital não precisa ser feita de um modo tradicional que esteja susceptível a falhas. Pelo contrário, pode ser usada tecnologia para aperfeiçoar o processo e trazer grande ganho financeiro para a instituição. Ao fazer o controle das escalas com o auxílio de softwares modernos, o ambiente organizacional pode ser melhorado, o absenteísmo reduzido e o atendimento se tornar mais humanizado.

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