Folha de pagamento: descubra tudo sobre o controle interno!

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O controle interno da folha de pagamento pode ficar mais simples do que você imagina. Considerando que é uma obrigação legal para a organização, todo o cuidado é pouco para manter essa exigência em dia e correta.

O contador é sempre uma figura essencial para qualquer controle desta natureza, porém, é ainda melhor que a empresa tenha soluções digitais para garantir a integridade dos cálculos e evitar erros humanos.

Neste post, vamos trazer um panorama completo sobre a folha de pagamento discorrendo sobre legislação, cálculos, vantagens e implementação. Descubra tudo isso e muito mais agora. Acompanhe!

 

O que é uma folha de pagamento?

Como falamos na introdução, a folha de pagamento é uma exigência legal a ser respeitada por todas as instituições nacionais. É por meio desse documento que são relatadas as informações sobre as remunerações dos colaboradores da empresa como:

• dados da empresa contratante;
• cargo e função do colaborador;
• dias trabalhados;
• total bruto de salário;
• valor líquido de salário;
• horas extras;
• adiantamentos;
• total de remuneração;
• descontos;
• agrupamentos por categoria como trabalhador avulso, contribuinte individual, contratado por prazo determinado e outros;
• quotas de salário-família;
• nomes de seguradas em salário-maternidade.

As leis não estabelecem um modelo oficial para a elaboração da folha de pagamento, logo, cada corporação pode formulá-la de acordo com suas necessidades, mas sempre respeitando as diretrizes legais.

Entre os termos mais importantes que cercam o conceito de folha de pagamento, destacamos a remuneração, o salário e o próprio pagamento. Acompanhe agora em mais detalhes a explicação sobre cada um deles.

Salário

O salário compreende o valor bruto fixado para pagamento de um mês de trabalho pelo empregador. Ele deve constar na folha como base para os demais cálculos como contagem de horas extras, descontos e outros.

Remuneração

Já a remuneração pode contemplar o salário e outros valores como gratificações, adicionais, comissões e outros. Dessa forma, é normal que o valor da remuneração seja um pouco maior que o do salário.

Pagamento

Já o pagamento se refere ao ato propriamente dito de depósito em conta do valor exato devido ao colaborador. De acordo com a lei, esse pagamento pode ser feito de forma semanal, quinzenal ou mensal, sempre respeitando o limite de 5 dias úteis para sua execução.

 

Finalmente, destacamos que a folha de pagamento pode ser realizada de forma manual ou eletrônica conforme prevê a legislação trabalhista e previdenciária, porém, veremos ao longo do artigo, que o controle manual tem se tornado cada vez mais complexo e passível de erros diante de todo o detalhamento que cerca a elaboração deste documento.

Dessa forma, atualmente, a maioria das empresas adotam sistemas eletrônicos para esse controle que se referem a soluções digitais para elaboração da folha de pagamento.

 

Como é feito o cálculo da folha de pagamento?

Para realização do cálculo da folha de pagamento, é necessário que o profissional siga os passos de controle que precisam ter tarefas diárias para contabilização correta dos fatos até a elaboração do documento. Acompanhe agora como funciona essa cronologia.

Lançamentos diários

Apure e ajuste diariamente situações pontuais como horas extras realizadas, faltas e marcações diversas. Atualize informações sobre o banco de horas e confira vencimentos de contratos de experiência.

Logo após essas ações, faça uma conferência completa de todos os dados registrados. Além disso, você deverá enviar as informações sobre retornos de afastamentos ao sistema eSocial.

Lançamentos eventuais

Outras situações que ocorrem eventualmente na organização devem ser acompanhados e registrados. Casos de demissão, advertências e atestados são alguns exemplos. Nesse caso, você deverá:

• registrar os atos de admissão e emitir os contratos de trabalho;
• lançar as informações de admissão no CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
• registrar os atos de demissão e emitir os documentos correspondentes;
• cadastrar atos de advertências e suspensões de colaboradores;
• registrar as informações sobre o gozo de férias dos funcionários e emitir as documentações;
• controlar o lançamento de atestados, adiantamentos, afastamentos, valores de convênios e outros.

Conferência pré fechamento

Ainda antes do fechamento da folha de pagamento é necessário que o profissional realize algumas atividades de conferência para garantir a exatidão das informações.

Você deverá lançar e conferir todas as informações relativas a cadastros de saúde do trabalhador. Esses registros deverão conter serviços médicos, cálculos de convênios e lançamentos de farmácia.

Além disso, o profissional deverá conferir outras informações como empréstimos, serviços, vale alimentação e / ou vale refeição e os controles de ponto.

Fechamento

Após todos esses lançamentos e conferências, o profissional poderá realizar o fechamento da folha. É neste momento que será executado o cálculo exato, bem como todos os lançamentos. Acompanhe agora todas as ações:

• calcule a folha e confira os lançamentos;
• verifique o pagamento de pensões alimentícias;
• confira as gratificações de função;
• identifique a existência de contribuições sindicais, confederativas e assistenciais;
• observe os lançamentos dos convênios para o eSocial;
• faça a importação e o lançamento de notas fiscais de produção rural, caso haja;
• confira os cálculos sobre o INSS;
• apure os cálculos de IRRF;
• gere o GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social);
• verifique os recolhimentos de FGTS;
• envie os principais eventos mensais ao eSocial como S-1200, S-1210, S-1250, S-1260 e S-1280;
• feche os eventos periódicos referentes ao controle S-1299;
• averigue retornos de INSS, IRRF e FGTS para o sistema eSocial;
• faça a conferência e o fechamento da DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais, Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos);
• gere o CAGED mensal;
• envios os arquivos de pagamentos líquidos aos bancos;
• lance as provisões de Férias e do décimo terceiro salário;
• execute o controle sobre a programação mensal das férias dos colaboradores;
• faça a integração contábil.

Perceba como a listagem de ações é bem extensa e detalhada. Um erro em qualquer um dos controles pode ser fatal para a existência de passivos trabalhistas ou impacto no orçamento empresarial.

Por isso, o controle manual se torna cada vez mais difícil, de acordo com o porte empresarial e é muito mais confiável realizar todo esse cadastro por meio de uma solução eletrônica.

 

O que diz a legislação sobre a folha de pagamento?

Por ser uma obrigação fiscal, a folha de pagamento conta com vários artigos espalhados em leis e decretos para o seu regramento. A partir de agora veremos alguns dos principais institutos que disciplinam esse documento.

Decreto N.º 3.048

Segundo o inciso I do artigo 225 do Decreto N.º 3.048 de 6 de maio de 1999, a organização deve preparar e manter pelo menos uma via da folha de pagamento em cada estabelecimento, conforme o texto abaixo:

 I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

Outro artigo que discorre sobre a obrigação de preparo da folha de pagamento é o 273. Nele é possível encontrar a base de contratação que está na Lei N.º 9.601 de 21 de janeiro de 1998. Acompanhe sua redação:

Art. 273. A empresa é obrigada a preparar folha de pagamento dos trabalhadores contratados com base na Lei nº 9.601, de 1998, na forma do art. 225, agrupando-os separadamente.

Consolidação das Leis do Trabalho

Já o artigo 464 do Decreto Lei N.º 5.452 de 1º de maio de 1943 (Consolidação das Leis do Trabalho), discorre sobre o comprovante de depósito em conta da remuneração do trabalhador. Acompanhe a descrição do artigo e seu parágrafo único:

Art. 464 – O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.

 Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho.

A CLT também disciplina alguns descontos sobre a folha conforme ditam os artigos 545 e 582, que se referem às contribuições devidas ao sindicato e à contribuição sindical do mês de março, respectivamente.

Lei N.º 8.212

A Lei N.º 8.212 de 24 de julho de 1991 também discorre sobre a folha de pagamento em seu artigo 32. No inciso II é possível encontrar a periodicidade do controle que deve ser feita mensalmente.

II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

IN RFB 971

A Instrução Normativa da Receita Federal do Brasil de 13 de novembro de 2009 é outro instrumento legal que trata sobre as obrigações da folha de pagamento. Segundo o inciso III do artigo 47, há obrigação da empresa e do equiparado, sem prejuízo do cumprimento de outras obrigações acessórias previstas na legislação previdenciária, em:

III – elaborar folha de pagamento mensal da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, de forma coletiva por estabelecimento, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização e resumo geral, nela constando:

1. a) discriminados, o nome de cada segurado e respectivo cargo, função ou serviço prestado;
2. b) agrupados, por categoria, os segurados empregado, trabalhador avulso e contribuinte individual;
3. c) identificados, os nomes das seguradas em gozo de salário-maternidade;
4. d) destacadas, as parcelas integrantes e as não-integrantes da remuneração e os descontos legais;
5. e) indicado, o número de cotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso;

Além dessas, há outras ocorrências legislativas que instituem e regulamentam a elaboração da folha de pagamento. Nesse sentido, é fundamental que o gestor esteja sempre atento a possíveis alterações e aplique-as com correção.

 

Por que não é recomendado ter um escritório de contabilidade externo?

Ao optar por um controle externo, o gestor pode ter dificuldades importantes na elaboração e no controle sobre a folha de pagamento. Um dos pontos sensíveis é a dificuldade em mapear pagamentos incorretos.

Outras situações como devolutivas do Governo ou recuperações monetárias podem não ser repassadas pelo escritório à empresa, criando um gap no controle ou até um prejuízo financeiro. Ou seja, você pode estar perdendo eficiência ao não optar por um processo internalizado.

Já as soluções empresariais, auxiliam bastante no controle interno das atividades de gestão de um negócio. Acompanhe agora algumas das funções dessas aplicações digitais e a solução de recursos humanos que contempla o controle da folha de pagamento.

Gestão Empresarial / ERP

ERP significa Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Integrado em português. Essa solução tem a função de potencializar a gestão empresarial devendo otimizar os resultados da empresa e agilizar o fluxo de processos.

É possível utilizar tecnologias como inteligência artificial para auxiliar o gestor em processos cruciais para a sobrevivência do negócio como tomada de decisão, análise aprimorada e informações em tempo real.

Além disso, o gestor ganha em conformidade ao garantir as principais ações de compliance e permitir a realização correta de obrigações fiscais, exigências do SPED e outras. A adesão de uma solução como essa impacta diretamente na otimização de:

• finanças;
• manufatura;
• suprimentos;
• qualidade;
• vendas;
• serviços; e outros.

Gestão de Pessoas / HCM

Outra funcionalidade fundamental de uma solução online empresarial é o controle de HCM, que significa Human Capital Management ou Gestão de Capital Humano em português.

Por meio de softwares como esse o gestor tem a possibilidade de otimizar a gestão de recursos humanos, trazendo uma série de vantagens competitivas como:

• a atração e a retenção de talentos;
• o engajamento do time de colaboradores; e
• a capacitação adequada do seu capital humano.

A solução HCM é fundamental para gestores que pensam em competitividade e liderança de mercado, já que ela permite tornar o RH mais estratégico admitindo digitalizações de atividades, otimização de processos e melhores resultados.

Especificamente nesta solução é possível encontrar a funcionalidade de controle de execução da folha de pagamento e integração com os devidos sistemas do governo para fechamento do documento como CAGED, eSocial, DCTFWeb e outros.

Gestão de Armazenagem / WMS

WMS significa Warehouse Management System ou Sistema de Gerenciamento de Armazém em português. Por meio dessa aplicação é possível otimizar a gestão logística do negócio e obter vantagens competitivas como:

• aumento de produtividade;
• redução de custos;
• otimização de tempo
• versatilidade logística.

Quais as vantagens do controle interno sobre a folha de pagamento?

Quem escolhe implementar soluções corporativas para a gestão do seu negócio ganha uma série de vantagens em funcionalidades essenciais para sobrevivência, conformidade e estratégia competitiva. Veja agora alguns dos principais benefícios.

Controle de custos

Quando falamos em controle de custos em uma gestão de negócio, nos referimos a um dos pontos mais sensíveis de controle. Maiores custos impactam negativamente em orçamento, planejamento estratégico, tomada de decisão e uma série de outras demandas fundamentais de uma organização.

Por meio de uma solução interna para controle da folha de pagamento, o gestor garante o compliance e a integridade de cálculos, respeito aos prazos de envio de documentações e integração com os demais setores da organização.

Em telas e dashboards personalizados, o gestor pode acompanhar os relatórios de totais de custos e prever com mais precisão o orçamento empresarial.

Envio do e-social garantido

A exigência do envio do eSocial, instituída desde janeiro de 2018, reforça a necessidade do uso de soluções digitais para o controle da folha de pagamento. Esse sistema conta com prazos e requisitos pontuais que devem ser respeitados regularmente pelas organizações, sob pena de sanções.

A partir do momento que esse sistema foi implementado, se integrou totalmente ao controle de folha de pagamento, tornando-se uma obrigação interligada.

Essa interligação é rígida e acaba impondo ao profissional responsável pela folha, a execução de um trabalho alinhado às funcionalidades desse sistema. Por isso, qualquer erro, pode impedir o envio e gerar atraso e sanção para a empresa.

Dessa forma, antes de qualquer reformulação, atualização ou exclusão de funcionalidades, um sistema de RH que contemple o controle da folha deve se basear nas diretrizes do eSocial para garantir a integridade dos prazos e dos detalhes de cada envio.

Cálculo exato

A folha de pagamento conta com algumas contas mais complexas como incidência de descontos e alíquotas de acordo com a faixa salarial do colaborador.

Muitas vezes, o profissional pode fazer um cálculo correto, porém, em cima de uma base equivocada e isso acaba gerando uma cadeia de erros na execução da folha.

Nesse ponto, um sistema de gestão eletrônica deverá relacionar as informações e adequar os cálculos de acordo com cada perfil de colaborador e porcentagens de impostos.

 

Como implementar uma solução de folha de pagamento de forma segura?

Há economias que não são inteligentes, como a opção de softwares de escritório para realização desse controle. Ainda em uma proporção de empresa com um número de funcionários relativamente pequeno, um erro pode custar caro ao gestor.

Planilhas eletrônicas como o Excel, por exemplo, representam aplicativos poderosos de controle, mas não suportam a abrangência de um controle como a folha de pagamento.

Nesse sentido, é importante contar com soluções mais específicas, que sejam desenvolvidas propriamente para esse controle. Além disso, quanto mais integrada for, melhor para a organização. Veja agora algumas das melhores práticas para implementar uma solução de folha de pagamento.

Escolha uma solução mais completa possível

Apesar de você encontrar bons aplicativos para a realização do controle somente da folha, o ideal é que você implemente soluções mais completas que abrangem não só essa demanda, mas toda a gestão de recursos humanos.

Assim você garante a integração, a viabilidade e a durabilidade desse controle, já que todas as funcionalidades serão constantemente atualizadas e alinhadas às exigências governamentais, além de permitirem auxílios em processos decisórios de gestão.

Conte com empresas sólidas e especializadas

Um estudo sobre a integridade e qualificação da empresa é fundamental para que você evite contratos ruins ou sem a viabilidade necessária para personalizações, suporte e outras questões fundamentais.

Opte por soluções em cloud computing

Para gerar maior competitividade para o seu negócio, o ideal é que você já escolha soluções de topo como as baseadas em cloud computing (computação em nuvem).

Por meio dessa tecnologia, o gestor tem a prerrogativa de acesso online, seguro e organizado das informações sobre a folha de pagamento, ganhando em flexibilidade e velocidade de execução de operações.

 

Por que investir em um controle interno de folha de pagamento?

Ao longo do artigo, é possível constatar uma série de justificativas de implementação de soluções digitais para o controle interno da folha de pagamento. Porém, separamos alguns dos principais porquês desse investimento para o gestor. Acompanhe.

Compliance

Compliance é um termo derivado da língua inglesa que significa agir em conformidade, ou seja, operar de acordo com um ordenamento, conjunto de regras ou pedidos.

Quando nos referimos ao âmbito empresarial, isso remete à conformidade legislativa dos controles. Assim, você terá total adequação ao ordenamento jurídico sobre a folha de pagamento.

Orçamento empresarial

Ao optar por um controle interno de folha, o gestor tem a prerrogativa de acompanhar os custos e auxiliar o raciocínio para o desenvolvimento de novos planejamentos estratégicos condizentes com o potencial financeiro da corporação.

Você pode acompanhar e integrar esses controles com os demais custos da empresa e ter a visão global do budget empresarial, para tomadas de decisão mais conscientes.

Pontualidade e precisão

Ficar à mercê de um profissional para a realização desse controle, pode ser um risco para a organização. Ainda que essa pessoa seja uma excelente profissional, estará sujeita a problemas eventuais de saúde, imprevistos e outros acontecimentos.

Dessa forma, ao imprimir um controle eletrônico, você evita esses imprevistos e garante a conformidade com prazos e regras para envio dos documentos relativos à folha.

Possibilidade de escalar o negócio

Uma empresa pode começar perfeitamente com um baixo número de funcionários. Nesse caso, teoricamente, o gestor teria mais facilidade de controle sobre a folha.

Porém, considerando a expectativa de crescimento que é exigida para qualquer empresa em um mercado competitivo, é essencial que você tenha mecanismos para permitir essa evolução com segurança e exatidão.

Sendo assim, o software interno pode potencializar esse crescimento ao integrar instantâneamente novos funcionários e atualizar o controle sem que a empresa perca tempo e produtividade.

 

Bem, agora você entende porque esse controle é tão difícil de ser realizado manualmente e sabe que o investimento em uma solução de recursos humanos é o ideal para garantir a integridade de todos esses controles.

Neste post, você aprendeu a folha de pagamento em detalhes e descobriu questões importantes como as exigências legais, o envio do e-social e todas as vantagens dessa implementação.

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