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Entenda o que é e como criar uma régua de cobrança eficaz!


A inadimplência dos clientes é uma das principais barreiras para o crescimento das empresas. Como sabemos, a entrada de receitas é o que vai garantir que a empresa tenha capacidade de operar plenamente.

Quando esse fluxo de recursos não é mantido, independentemente de qual seja o motivo, é necessário implementar soluções que melhorem o processo financeiro. Uma das ferramentas mais utilizadas é a régua de cobrança. Esse método ajuda as empresas a minimizarem o impacto da inadimplência e otimizam a gestão das finanças do empreendimento.

Por isso, preparamos esse conteúdo completo para esclarecer as suas dúvidas. Continue lendo para conhecer todos os detalhes!

 

O que é e para que serve a régua de cobrança?

De forma resumida, a régua de cobrança é uma metodologia que descreve, detalhadamente, quais passos devem ser seguidos para comunicar o cliente sobre os pagamentos em atraso. Para muitas empresas, a régua de cobrança é um diferencial para prevenir inadimplência bem como preservar o relacionamento com os clientes que se encontram em atraso.

Assim, o seu uso está ligado diretamente ao faturamento da empresa e a continuidade da entrada de receitas. Vale lembrar que o objetivo da empresa é identificar as causas e solucionar o problema do atraso. Essa prática é menos onerosa e ágil do que outras medidas para a recuperação dos recursos, como é o caso de cobranças por meio judicial.

Como resultado, é possível atingir o equilíbrio entre as finanças da empresa e o atendimento ao cliente.

 

Como se preparar para criar uma régua de cobrança?

Cada empresa tem liberdade para criar as etapas de régua de cobrança de acordo com a sua estratégia. Porém, vamos apresentar aqui um modelo básico que pode ser adaptado de acordo com as necessidades do gestor financeiro.

1º passo

Em primeiro lugar, é fundamental ressaltar que essa atividade não começa apenas quando o cliente está em atraso. Na prática, é mais comum enviar lembretes antes do vencimento comunicando em qual data o pagamento deve ser realizado. Geralmente o primeiro comunicado é enviado com 5 dias de antecedência, um dia antes do vencimento e no dia do vencimento.

2º passo

O gestor também deve determinar quais réguas serão seguidas após o vencimento. Dessa forma, considerando os pagamentos feitos com boleto bancário é necessário aguardar o prazo de compensação. Segundo as réguas desse meio de pagamento a confirmação leva até 3 dias úteis.

Após esse período, caso o pagamento não tenha sido identificado é necessário dar início ao procedimento de cobrança. A empresa pode optar por aguardar até o 5º dia, como uma margem de segurança. Se o pagamento não for confirmado nesse período, a primeira cobrança por e-mail, por ligação ou por mensagem no celular deve ser feita.

3º passo

A partir de então, os comunicados sobre o pagamento que está em atraso serão enviados conforme o cronograma estabelecido pelo gestor. Nós recomendamos criar um fluxo de cobrança que será enviado em 5, 10 ou, até mesmo, 15 dias depois.

4º passo

Além das tentativas de cobrança, o gestor de finanças também pode estabelecer consequências para o cliente que se encontra nessa situação. Caso o seu negócio ofereça serviços que têm assinatura recorrente, por exemplo, a ideia é bloquear o acesso até que a situação seja regularizada.

Mas se, por outro lado, a sua empresa lida com o fornecimento de produtos, a nossa recomendação é interromper o fornecimento ou limitar os pedidos que podem ser feitos até que o pagamento seja confirmado.

As penalidades pela ausência de pagamento, infelizmente, são necessárias para prevenir a inadimplência. Além disso, a sua empresa pode se proteger por meio de cláusulas contratuais ou termos de serviço que descrevem claramente quais atitudes serão tomadas em caso de atrasos.

Portanto, tomar medidas drásticas, como a suspensão do atendimento nunca é a primeira opção. Nesse sentido, a régua de cobrança é vista é como uma prática preventiva, pois começa antes mesmo cliente fique inadimplente.

 

Quais elementos não podem faltar na sua régua de cobrança?

Alguns elementos são essenciais para uma efetiva régua de cobrança e podem ser adaptados de acordo com a necessidade da empresa. Veja a seguir:

Adaptação aos diferentes meios de pagamento

Para os pagamentos no boleto bancário, por exemplo, a data de vencimento é um fator que vai influenciar a rotina de cobrança. Em primeiro lugar, a escolha da data de vencimento deve ser feita de acordo com os interesses da empresa para beneficiar o seu fluxo de caixa.

Para as empresas que oferecem o pagamento no cartão de crédito, é necessário compreender que a inadimplência pode acontecer por vários motivos como:

  • o cartão pode ter sido cancelado;
  • a validade do cartão expirou;
  • o limite é insuficiente para fazer a cobrança;
  • os dados foram  salvos  incorretamente;
  • existe a suspeita de fraude.

Esse é um fator que afeta principalmente as empresas que oferecem serviços recorrentes. Portanto, é importante criar mecanismos para que a empresa faça a cobrança por cartão de crédito segundo as réguas tanto do banco como da operadora.

Cadastro do cliente

Para criar um processo de cobrança eficiente é preciso ter os dados de contato do cliente, tais como telefone, e- mail e endereço. Assim, use ferramentas que permitam cadastrar essas informações e sempre que possível faça a sua atualização com intuito de facilitar o processo de cobrança.

Incentive pagamento à vista

Em um cenário ideal, o pagamento à vista deveria ser a principal forma de pagamento escolhida pelos clientes. Enquanto nós sabemos que essa não é a realidade, pois muitas empresas dependem do pagamento a prazo (como cartão de crédito e boleto com data de vencimento no futuro) para viabilizar as vendas, vale a pena criar formas para aumentar o volume de vendas com pagamento à vista por meio de iniciativas que são favoráveis também para os clientes.

Hoje, já temos acesso ao sistema de pagamentos instantâneos PIX que é uma forma ágil segura e gratuita de fazer transferências bancárias. O empreendedor pode considerar oferecer descontos para os clientes que optam pelo pagamento à vista no dinheiro ou por transferência e, assim, contar com os recursos disponíveis imediatamente.

 

Use a tecnologia a seu favor!

Embora o processo de criação de uma régua de cobrança seja simples, ainda existem diversos cuidados que devem ser tomados. Um dos aspectos relevantes é a quantidade de clientes que afeta a capacidade do gestor financeiro de acompanhar cada venda e quitação.

Com isso, surge a necessidade de contar com tecnologias que automatizam esse processo. A cobrança manual não vale a pena quando há sistemas desenvolvidos para a gestão de cobrança e acompanhamento pelos pagamentos. Ao investir nesta ferramenta é possível ganhar tempo e melhorar a eficiência da empresa.

Todo gestor sabe como o risco de inadimplência representa um desafio, principalmente para empresas de pequeno porte. Por isso, a régua de cobrança é uma ferramenta de gestão confiável e capaz de mudar esse cenário de forma positiva.

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