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Automatização de processos: como ela beneficia as empresas? Entenda!


Processos feitos manualmente são suscetíveis a muitos erros. Não obstante, com o passar do tempo, eles tendem a reduzir a competitividade do negócio, principalmente quando os seus concorrentes usam soluções tecnológicas. Nesse momento, é preciso fazer um levantamento de tudo aquilo que impede a empresa de se desenvolver, visando promover a automatização de processos. 

Para uma companhia ser, de fato, competitiva, é crucial que a comunicação interna e os processos sejam ágeis. Neste texto, vamos explicar de forma detalhada sobre a importância da automatização, falando também sobre conceitos correlatos, como workflow e BPM. Continue a leitura até o final e fique por dentro do tema! 

 

O que é automatização de processos?

Podemos dizer que a automatização de processos consiste em delegar a alguma tecnologia o trabalho repetitivo feito por um humano. Dessa forma, não somente erros são evitados, mas também o profissional passa a se concentrar em outros aspectos do negócio. 

O objetivo de automatizar processos é, entre outras coisas, promover agilidade e comunicação mais fluida. Nesse sentido, o conceito de integração também é de grande importância, visto que ela auxilia os setores da empresa a compartilhar informações e insights. Quando ambos são usados no negócio — seguindo um planejamento estratégico — as chances de sucesso e melhorias contínuas são consideráveis. 

 

Como funciona?

Para explicar o funcionamento da automatização de processos, daremos um exemplo referente ao e-mail. Suponha que todos os dias um colaborador do setor x precise enviar dezenas de mensagens todo dia. Ele precisa se comunicar com clientes e fornecedores e perde um tempo considerável digitando, copiando e colando os elementos que costumam se repetir. 

Usando a automatização de processos, é possível a esse colaborador escrever menos, de modo que uma ferramenta específica realiza disparos automáticos. Dessa forma, a comunicação com clientes e fornecedores se mantém e o profissional economizou tempo que pode ser aproveitado em atividades que demandam habilidades estratégicas, por exemplo. 

Vale ainda destacar que a automatização de processos atua com base em três pilares: pessoas, processos e tecnologia. Acompanhe cada um deles a seguir! 

Pessoas

É fundamental que as pessoas envolvidas tenham uma mentalidade alinhada com a transformação digital. Em outras palavras, mesmo se a empresa adquirir a melhor das tecnologias, isso de nada adiantará se os colaboradores forem resistentes à mudança.

Nesse sentido, deve-se focar também em promover uma cultura organizacional mais voltada para a tecnologia. Dessa forma, os colaboradores terão não só a mentalidade, mas também a capacidade analítica e expertise para contribuir na melhoria contínua dos processos internos. 

Processos

Obviamente, não poderíamos deixar de falar sobre processos. Quando a empresa se encontra em dificuldade de expandir sua operação, pode ser o momento de mapear gargalos e processos ineficientes ou redundantes. Na prática, existem três alternativas para um processo interno. São elas: 

  1. Aprimorar; 
  2. Eliminar; 
  3. Automatizar. 

Isso significa que a empresa não deve sair automatizando toda a companhia. Falaremos mais adiante em detalhes sobre planejamento e demais etapas que precisam ser feitas, visando identificar o que precisa, de fato, ser automatizado no negócio. 

Tecnologia

A escolha de uma tecnologia automatizada depende diretamente do mapeamento dos processos internos. É preciso considerar diversos fatores nesse momento, principalmente a relação custo e benefício da solução que será adquirida. O setor de TI passa a desempenhar um papel fundamental, no sentido de auxiliar a área de negócios a tomar as melhores decisões. 

 

Quais os benefícios da automatização de processos?

Automatizar processos pode promover o crescimento escalável do negócio. Se antes estava difícil expandir as operações em virtude de um gargalo, agora a companhia tem chances reais de conquistar uma fatia maior de clientes em seu setor de atuação. 

Maior produtividade dos colaboradores

Um processo mais ágil e eficiente tende a aumentar a produtividade dos colaboradores. Além disso, a incidência de erros se torna menor, o que implica em menos retrabalho e até a possibilidade de assumir novos projetos, por exemplo. 

O departamento de RH pode se beneficiar bastante da automatização de processos. Isso porque, em vez de registrar dados em planilhas manuais, os cálculos trabalhistas e demais procedimentos relacionados com folha de pagamento podem ser feitos em um sistema automatizado. Na prática, o setor ganha mais tempo para se dedicar, por exemplo, a processos de seleção de novos talentos.

Redução de custos

Quando a empresa realiza muitas atividades manuais e repetitivas, a tendência é gerar ineficiência e custos adicionais. À medida que a automatização é implementada, as falhas da operação são identificadas rapidamente, o que torna a resolução ágil e capaz de promover melhorias contínuas nos processos. 

Vale também destacar que a automatização auxilia o negócio a ter uma postura mais alinhada com a transformação digital. Isso significa que ela passa a aproveitar melhor não só os seus dados, mas todos os insights e conhecimentos que podem vir do mercado, dos clientes e dos concorrentes. Desse modo, a otimização é praticamente inevitável, o que reduz custos, aumenta a receita e propicia o crescimento escalável do negócio. 

Maior foco

Toda empresa tem a sua atividade-fim, que consiste naquilo que ela faz de melhor. Dito isso, a automatização de processos aumenta o foco do negócio nesse sentido, de modo que as atividades secundárias agora são delegadas a um software. 

Maior competitividade

Os três benefícios que explicamos há pouco estão intimamente atrelados ao aumento de competitividade. Embora a automatização de processos sozinha não seja capaz de fazer tudo, um plano estratégico bem elaborado é o que faz toda a diferença. 

Muito provavelmente, seus concorrentes estão adotando alguma tecnologia. Resta saber se existe um planejamento por trás e pessoas capacitadas para executar as operações. Portanto, ter um plano e colaboradores com mentalidade digital já ajuda bastante o negócio a desenvolver diferenciais competitivos. 

 

O que é um workflow?

O workflow é um termo usado em empresas para se referir a um fluxo de trabalho. A ideia é ilustrar uma sequência de passos a ser seguida pelos colaboradores, que pode ser um diagrama, por exemplo. Além disso, é possível executar um workflow por um único colaborador ou uma equipe. 

Em outras palavras, atividades mais simples como fazer um envio automatizado de e-mails pode ser feito por uma única pessoa. Já algo mais complexo precisa de várias mentes pensantes contribuindo, de modo a dar a fluidez necessária ao processo. O workflow, portanto, é uma das maneiras de adotar a automatização de processos no negócio.

 

O que é BPM?

Também conhecido por Business Process Management, o BPM ajuda os processos de negócio a serem mais ágeis. Em vez de ser uma ferramenta de automatização, o BPM consiste em uma série de práticas com foco na modelagem de processos. 

Na prática, é impossível uma estratégia de negócio não precisar de modificações ao longo do tempo. Logo, o BPM é crucial para promover melhorias contínuas, visando reduzir custos e aumentar a competitividade da empresa. Além de economia, outros benefícios que podemos citar do BPM são: 

  • maior produtividade do colaborador, visto que ele passa a se dedicar mais à atividade-fim do negócio; 
  • maior segurança das informações internas da empresa; 
  • os resultados operacionais não só são positivos, mas também bastante perceptíveis dentro da companhia. 

Qual a relação entre BPM e workflow?

Embora BPM e workflow não sejam a mesma coisa, ambos podem ser empregados no negócio. Como falamos, o primeiro possui foco na modelagem de processos, e o segundo tem por objetivo automatizar fluxos de trabalho. Isso quer dizer que o workflow pode ser uma parte de um todo que é o BPM. 

Para entender melhor essa relação, considere o seguinte cenário em que um departamento precisa automatizar uma certa atividade. Se este procedimento for de certa forma “isolado” de outros setores, a simples adoção de um workflow já consegue resolver a situação. No entanto, se essa atividade estiver ligada a outros departamentos e tiver um grau de complexidade maior, então é preferível usar BPM. 

Como deve ser feita a automatização de processos?

Se a empresa deseja fazer uma automatização profunda de seus processos, é preciso seguir uma série de passos. Acompanhe as subseções seguintes e conheça os principais deles! 

Mapeamento

O mapeamento deve refletir um conhecimento aprofundado do gestor quanto aos processos do negócio. Com esse instrumento de visualização, a equipe terá mais facilidade em colaborar e propor melhorias. Além disso, o mapa facilita a identificação dos pontos de ineficiência, que antes eram ignorados ou sequer eram do conhecimento do gestor. Alguns dos principais tipos de mapeamento de processos são:

  • processo de atividade: consiste em atividades que possuem ou não valor agregado em um processo; 
  • processo detalhado: como o nome sugere, mostra de maneira bastante minuciosa as etapas de um processo; 
  • documentos: são as entradas (coisas que serão transformadas) e saídas (resultados) de um processo. 

Listagem

Com base no mapeamento, a listagem dos processos ajuda gestores a visualizar como os setores e colaboradores se integram. A ideia é saber como agilizar a comunicação e compartilhamento de informações entre departamentos como vendas, financeiro e contabilidade em uma empresa. 

Documentação

A documentação é um procedimento a ser feito junto à listagem. Vale salientar que nesta etapa é bastante possível encontrar vários pontos de melhoria da operação. No entanto, recomenda-se fazer aprimoramentos somente em etapas subsequentes da automatização de processos. Algumas informações cruciais que devem ser documentadas são: 

  • colaboradores; 
  • resultados obtidos; 
  • tempo total do processo; 
  • tempo de parada; 
  • insumos; 
  • equipamentos; 
  • sistemas. 

Testes

Em geral, não se deve implementar a automatização de processos antes de testar primeiro. Isso porque é possível haver inconsistências que devem ser detectadas antes da implementação no negócio. Os testes, portanto, evitam erros operacionais que podem acarretar até mesmo em mais custos operacionais do que antes. 

Bons profissionais

Existem empresas que têm poucos funcionários, o que dificulta na hora de tirá-los de suas ocupações. Mesmo assim, é fundamental ter pessoas capacitadas para acompanhar a automatização de processos de ponta a ponta, além da escolha de uma boa equipe externa. O intuito desta é fornecer ajuda especializada em cada etapa, desde o mapeamento até a implementação integral. 

 

O que é RPA?

A sigla RPA é traduzida como automatização robótica de processos. De forma simples, consiste no uso de robôs, responsáveis pela execução de tarefas rotineiras e repetitivas em uma empresa. Seu funcionamento se dá da seguinte forma: com base em regras definidas por colaboradores, esses robôs podem fazer diversas tarefas com uma grande agilidade, como: 

  • transações; 
  • consultas em bases de dados; 
  • cálculos. 

Separamos algumas funcionalidades importantes do RPA. Confira nas subseções seguintes cada uma delas. 

Drag and drop

Esta funcionalidade ajuda bastante os colaboradores que possuem pouco ou nenhum conhecimento em programação. Somente arrastando e soltando blocos de código, é possível criar e visualizar fluxos de trabalhos a serem executados pelos robôs. Uma vantagem importante disso é que os setores passam a ter uma dependência um pouco menor da TI, no tocante à implementação de workflows. 

Gravação de fluxo de trabalho

O colaborador pode gravar a si mesmo executando tarefas que serão posteriormente executadas pelos robôs. A tecnologia evoluiu a ponto destes serem capazes de reproduzir o comportamento do profissional em um fluxo, tornando o trabalho muito mais ágil e eficiente. 

Modelos pré-construídos

Falamos há pouco que o drag and drop auxilia colaboradores com pouca ou nenhuma experiência com codificação. No entanto, até mesmo profissionais que sabem programar podem se beneficiar disso, visto que passam a fazer suas atividades do setor em menos tempo. Tudo isso é graças aos modelos pré-construídos, visando promover maior agilidade e eficiência operacional. 

Integrações

Integração é um desafio para as empresas. Quando bem feita, permite o compartilhamento de dados entre sistemas, algo difícil de fazer antigamente, dada a incompatibilidade da linguagem de programação empregada nesses softwares. 

A RPA pode ser implementada de modo a permitir a comunicação eficiente entre sistemas de gestão e relacionamento com clientes, por exemplo. É justamente essa integração que permite uma visão integral dos processos, facilitando a tomada de decisão e gerando conhecimento valioso ao negócio. 

Visão computacional

Basicamente, a visão computacional é responsável por estudar o processamento de imagens. Sendo um ramo da Inteligência Artificial, ela ajuda os robôs a imitar o trabalho humano em um fluxo automatizado. Em RPA, uma das aplicações é justamente na gravação do fluxo de trabalho do colaborador. 

Processamento de Linguagem Natural

Assim como a visão computacional, o Processamento de Linguagem Natural (PLN) é um ramo da Inteligência Artificial. Por meio dela, a máquina consegue entender melhor os comportamentos humanos, de modo a tornar mais próxima, eficiente e fluida a comunicação entre eles. 

O Big Data é um dos fatores que mais tem contribuído para o desenvolvimento do PLN. Estamos aqui falando sobre um grande conjunto de dados de diversas fontes, que podem ser processados e se transformar em conhecimento útil ao negócio. No âmbito prático, um dos principais exemplos de uso do Processamento de Linguagem Natural está nos assistentes por voz. 

Programação e análise de desempenho de bots

Para funcionar, um robô precisa ser configurado por um humano. Certos processos na empresa precisam de um tempo específico, de modo que também é possível programar alguma ação de colaborador que venha a ativar o trabalho desse robô, também chamado de bot. 

Outro ponto que não pode ser negligenciado na RPA diz respeito ao desempenho dos bots. Na prática, eles devem ser rastreados e continuamente, de modo a gerar relatórios referentes à estratégia de negócio que foi implementada. 

É esse acompanhamento que permite identificar algumas inconsistências e pontos de melhoria do trabalho dos bots. Se isso não for feito, o negócio pode ser impactado negativamente no futuro, gerando custos adicionais e até mesmo perda de competitividade. 

 

Quais as principais ferramentas de RPA?

As ferramentas que vamos apresentar estão no chamado quadrante mágico da Consultoria Gartner. Isso significa que elas são robustas e de qualidade, ajudando negócios a automatizar processos por meio do RPA. 

UiPath

Não é atoa que colocamos o UiPath logo no início da lista. Trata-se da ferramenta mais completa de RPA atualmente, tendo um leque bastante extenso de automatizações empresariais. Alguns dos setores atendidos pela solução são: saúde, finanças e varejo. 

Além de processos, o UiPath realiza também automações na web. Tem ainda como principais características a facilidade de uso e o poder de escalar a operação do negócio, tornando o trabalho quase que totalmente automatizado.

Por ser uma plataforma completa, é composta por três partes: Studio, Robot e Orchestrator. A primeira consiste no próprio ambiente de desenvolvimento do UIPath, inclusive com funções pré-programadas. Dessa forma, tanto desenvolvedores experientes quanto aqueles pouco familiarizados com codificação podem trabalhar com maior eficiência e agilidade. 

O Robot pode ser entendido como a área de simulação das automações programadas no Studio. Por fim, o Orchestrator tem a função de tornar, de fato, efetiva, toda a automatização feita por RPA. Dentre os recursos disponíveis no UiPath podemos citar: 

  • automação de processamento de reivindicações de seguros; 
  • automação de contact center; 
  • automação contábil; 
  • automação financeira; 
  • automação de prestador de serviços de saúde; 
  • automação de contas a pagar; 
  • automação de área de trabalho; 
  • automação web; 
  • automação do Excel; 
  • gravação de macro. 

Automation Anywhere

Alguns dos setores beneficiados pelo Automation Anywhere são serviços financeiros, saúde, manufatura e telecomunicações. Uma característica importante da solução é a sua facilidade de configuração, beneficiando as empresas a terem maior velocidade em seus processos. Os bots programados no Automation Anywhere tornam o trabalho dos colaboradores mais produtivos, visto que executam tarefas como envio de arquivos, cadastros e relatórios. 

Bot Creator

Com auxílio deste módulo, é possível desenvolver as chamadas aplicações de código baixo, ou Low-Code. A ideia é dar aos colaboradores com pouco conhecimento em programação a possibilidade de criar aplicações simples e que sejam capazes de auxiliar nas tarefas cotidianas. Um dos recursos usados para esse fim é o drag and drop. 

Bot Insight

O módulo de Bot Insight é voltado para a inteligência de negócios ou Business Intelligence. Na prática, ele consiste em um painel, de modo a gerar dados relacionados à automatização de processos, auxiliando bastante os gestores nas tomadas de decisão. Algumas das informações que o módulo gera são: 

  • comportamento dos consumidores; 
  • vendas; 
  • segmentação do mercado; 
  • estoque; 
  • indicadores de atendimento.

Bot Runner

O módulo Bot Runner tem uma função essencial dentro da RPA: disparar os robôs na hora certa para executar as suas ações. Logo, por meio dele, é possível fazer o agendamento de tarefas, de modo que o seu funcionamento é ininterrupto. Caso seja preciso aumentar a capacidade para as tarefas serem executadas, a empresa pode solicitar um Bot Runner adicional. 

Blue Prism

A empresa Blue Prism foi a responsável por cunhar o termo Robot Process Automation. Além de bancos e empresas de investimento, essa solução atende também e-commerces, promovendo processos automatizados capazes de aumentar a performance e as vendas em lojas virtuais. 

Assim como o UiPath, o Blue Prism possui como principais características a facilidade de uso e escalabilidade. Alguns benefícios importantes dessa solução para os negócios são a conformidade com a política interna da empresa e a não repetição dos robôs. 

Pegasystems

Além de fornecer soluções de RPA e BPM, o Pegasystems também possui um CRM, que é um software voltado para a gestão de relacionamento com clientes. Permite ainda a criação de assistentes virtuais e chatbots, bem como testes e aplicações com foco em mobilidade. As três plataformas da Pega são: 

  1. Pega Robotic Automation; 
  2. Pega Cloud; 
  3. Pega Mobility. 

NICE

Basicamente, a NICE beneficia empresas em relação à identificação, otimização e medição de processos. Além disso, ela possui um assistente virtual próprio chamado NEVA, que é responsável não só pela automatização de processos, mas também pelo aumento das vendas do negócio. 

Uma funcionalidade que merece destaque é a Click-to-Document. Com ela, é possível transformar os processos em documentos, de modo a promover facilidades operacionais e automatizações. Na prática, é possível economizar bastante tempo, já que antes eram empregados em tarefas manuais e repetitivas. 

 

A automatização de processos ajuda as empresas a serem mais ágeis e eficientes. Conforme vimos ao longo do artigo, o uso de BPM, fluxos de trabalho e RPA auxiliam o negócio a ser mais competitivo, de modo a reduzir custos operacionais, aumentar o volume das vendas e expandir as operações de modo sustentável.

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