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SeniorNP Audit – Serviços de Auditoria de Folha de Pagamento


Como funciona uma auditoria de folha de pagamento?

Primeiramente precisamos entender que a auditoria pode ser feita na empresa por uma equipe interna ou externa. E se tratando de folha de pagamento, a auditoria externa permite uma visão de fora, gerando questionamentos que normalmente não são percebidos pela equipe que faz o trabalho a tanto tempo e por muitas vezes, acaba sendo feito no modo automático.

Os processos de folha de pagamento são realizados por humanos e como em toda atividade, estamos suscetíveis a errar (quase sempre de forma não intencional) no nosso dia a dia. A auditoria, com um olhar macro, sistêmico e detalhista, auxilia a empresa na percepção desses erros e aplicação de métodos para correção.

Além disso, muitos são os benefícios importantes que esse trabalho de auditoria externa proporciona para a empresa, como por exemplo:

  • Evitar multas de órgãos fiscalizadores do governo.
  • Verificar o recolhimento dos impostos (é essencial ter os recolhimentos sempre auditados).
  • Analisar se os cálculos estão de acordo com a legislação (falamos aqui de Leis, CF, Portarias, MPs e Acordos Coletivos de Trabalho).
  • Validar se a empresa não está pagando algo de forma desnecessária (como pagamento de alguma verba em duplicidade).
  • Reduzir o turnover com a demonstração da ética da empresa, onde os projetos de auditoria são divulgados internamente a todos os colaboradores.
  • Posicionar a empresa no mercado como uma empresa de credibilidade, com campanhas de marketing sobre o trabalho realizado.

Passo a passo para realizar um trabalho de auditoria externa:

1 – Alinhar as expectativas com o cliente

Este é o primeiro e mais importante passo do trabalho, onde é necessário apresentar ao cliente a forma como o trabalho é realizado, quais as entregas e como os benefícios serão percebidos pela diretoria da empresa, a fim de ser válido o investimento.

 

2 – Definir todos os itens que serão auditados (o que será feito)

Uma auditoria pode ser da mais simples à mais completa em termos de itens a serem validados. Por exemplo, o serviço de auditoria da Senior Noroeste Paulista valida cerca de 20 itens, conforme destacados abaixo:

    • Validar cálculo de folha de pagamento mensal
    • Validar cálculo de férias
    • Validar cálculo de rescisão
    • Validar incidência das verbas
    • Validar acordos ou convenções coletivas de trabalho
    • Validar modelos de contrato
    • Validar cálculo de provisões de férias
    • Validar cálculo de provisões de 13º salário
    • Validar recolhimento de INSS
    • Validar recolhimento de FGTS
    • Validar recolhimento de Imposto de Renda
    • Validar recolhimento de PIS Folha
    • Validar cálculos de 13º Salário
    • Validar cálculos de folha complementar
    • Validar sincronismo das informações dos funcionários com o eSocial
    • Validar Benefícios – Plano de Saúde / Odontológico
    • Validar Benefícios – Vales Alimentação e Refeição
    • Validar Benefícios – Vale Transporte
    • Validar jornadas de trabalho
    • Validar infrações de ponto
    • Validar Arquivo bancário

3 – Alinhar a forma de trabalho (como será feito)

Para cada item, a empresa de auditoria solicita inúmeros documentos que serão providenciados pelo cliente para análise. Cada relatório ou arquivo recebido tem que ser organizado para que a análise seja feita com excelência. Por exemplo, para analisar o recolhimento de INSS, é necessário solicitar ao cliente as seguintes informações:

    • Resumo da folha de pagamento por filial/CNPJ
    • Relação com os descontos de INSS e base por funcionário
    • Relatório de líquido da GPS apurado pelo sistema do cliente
    • Recibo de entrega da DCTFWeb
    • XML de Retorno do eSocial para o leiaute S-5011

4 – Execução

O mais importante ponto dessa fase é o foco no trabalho e a não dedução de informações. Para o analista ou consultor que faz essa auditoria, o trabalho tem que ser dedicado exclusivamente a esse cliente, pois a atenção nesse ponto é o diferencial que garante um trabalho sério e de qualidade.

Todas as informações precisam ser analisadas de forma clara, pois não é prudente trabalharmos com dados não reais e/ou incorretos.  Não se pode ter o “eu acho” neste tipo de trabalho.

Como resultado da execução, a empresa de auditoria precisa documentar os itens auditados, evidenciando que determinado cálculo ou recolhimento está correto (ou não). Para essa documentação não é obrigatório um formato específico, mas é extremamente importante que a informação esteja descrita com clareza.

 

O tempo do projeto pode variar conforme o tamanho da empresa, porém é importante alinhar essa expectativa no início, para que o projeto seja conduzido de uma forma coerente. Em média um projeto de auditoria para uma empresa com 1.000 funcionários, gira em torno de 6 meses.

Outro ponto muito importante, é que o sucesso desse trabalho depende do apoio do cliente, tanto no processo de envio das documentações solicitadas, quanto no processo de execução para esclarecimento de dúvidas. O engajamento da equipe do cliente é mais um fator muito relevante para o projeto.

Um ponto delicado para se ter em mente ao iniciar pesquisas para contratar um serviço de auditoria é a reputação da empresa que irá prestar esse serviço. Prezar por uma empresa séria, como a Senior Noroeste Paulista e que a todo momento reforça a confidencialidade das informações é a chave para a segurança de um resultado satisfatório.

O que achou? Sua empresa não costuma fazer esse tipo de trabalho de auditoria? Entre em contato conosco para saber mais.