Entenda a importância de contar com um software que acompanhe as mudanças na legislação!

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Atualmente, o sucesso de um empreendimento está relacionado a uma série de fatores, principalmente os que dizem respeito à qualidade de sistemas, produtos e serviços. Para uma empresa funcionar em todo seu potencial, é preciso garantir processos automatizados que possibilitam agilidade no cotidiano.

Softwares voltados para a gestão dos negócios representam uma das maiores evoluções do mercado hoje. No entanto, as ferramentas precisam entregar funcionalidades que realmente atendam às suas necessidades e recursos de segurança robustas para agir em conformidade com a lei.

Para isso, é preciso garantir que os softwares acompanhem as mudanças na legislação vigente. Acompanhe a seguir e fique por dentro do assunto!

 

Qual a importância dos softwares integrados de gestão?

A transformação digital tem demandado inúmeras mudanças em relação aos avanços tecnológicos nas empresas nos últimos anos. O uso de softwares integrados de gestão, por exemplo, beneficia significativamente o gerenciamento das corporações, automatizando procedimentos em diversos setores do negócio.

A área de vendas, marketing, finanças e logística ganham bastante com a automatização, tornando as atividades mais práticas e ágeis. Os sistemas de gestão possibilitam tomada de decisão mais eficiente, otimização do tempo e redução de custos e erros.

Por exemplo, com poucos cliques um colaborador com as credenciais devidamente configuradas obtém dados precisos sobre determinado processo do empreendimento. O conhecimento baseado em informações torna as operações rotineiras muito mais rápidas e  facilitadas. A centralização de dados também simplifica a análise e o acompanhamento do desempenho da empresa como um todo.

Outro diferencial que os softwares integrados de gestão oferecem é a possibilidade de os negócios conseguirem automatizar boa parte dos serviços burocráticos, como o cálculo e o pagamento de impostos, e a emissão de notas fiscais. Isso porque os sistemas reúnem informações sobre todos os setores e facilita as atividades tributárias e contábeis.

Quais são os diferenciais que os sistemas oferecem para as empresas?

Devido às suas funcionalidades e recursos, um bom software de gestão traz inovação e diferenciais interessantes para as empresas. O sistema reúne diversos recursos em uma única plataforma, atende às demandas de automação, organização e proteção de todas as informações importantes para o pleno funcionamento da corporação.

Além de tudo, diante de todas as atividades que realiza, o software acaba sendo um ótimo investimento a longo prazo, representando uma interessante estratégia para os mais diversos tipos de negócios e segmentos do mercado. A unificação de dados ainda oferece transparência e personalização, permitindo que os colaboradores trabalhem com mais tranquilidade e eficiência.

No entanto, para ter a garantia de segurança e compliance fiscal, o sistema deve ser adequado à lei. E isso pode ser um problema, já que a legislação brasileira geralmente passa por constantes mudanças. Os sistemas precisam, portanto, acompanhar as atualizações e manter todos os setores funcionando em conformidade com as determinações atuais do governo.

Sem isso, a empresa pode correr sérios riscos que vão desde multas à penalidades mais severas. Logo, se a legislação sofrer qualquer tipo de alteração e o software não acompanhar as mudanças, a ferramenta pode causar prejuízos financeiros aos empreendimentos, que terá que gastar com regularizações.

O ideal, nesse caso, é contar com uma plataforma preparada que prioriza o cumprimento das obrigações fiscais e conduz da melhor forma os negócios. Se o software não consegue implementar novos processos e melhorias, e não atende às inovações que o mercado propõe, isso significa que ele é incompatível com as exigências da legislação.

 

Quais são os riscos de investir em um software que não atende à legislação?

Não há dúvidas de que os dados representam, hoje, um dos ativos mais importantes para os empreendimentos de qualquer setor. Qualquer descuido pode causar graves prejuízos, já que qualquer acesso inadequado e não autorizado pode aumentar os riscos de destruição, invasão e roubo de dados.

Não investir em um software de qualidade pode levar a empresa a ter sérias consequências, inclusive de perdas financeiras, como roubo de dados bancários e dinheiro, perdas de contrato e interrupção de negócios. O vazamento de dados, da mesma forma, pode acabar expondo dados sensíveis e sigilosos, levando com que informações cruciais fiquem desprotegidas.

O uso de sistemas desatualizados com as mudanças da legislação, portanto, é uma verdadeira porta de acesso para hackers e outros usuários terem acesso a dados do empreendimento. Essa situação revela que o software conta com problemas de segurança e erros de código não resolvidos.

Softwares desatualizados geralmente não passam mais por manutenção, não conseguem se integrar com novos aplicativos e não têm capacidade para funcionar corretamente em novos dispositivos. Isso representa uma variedade de riscos de segurança, tanto devido ao fator humano quanto às chances de falha do sistema.

Utilize softwares seguros e atualizados

Por outro lado, os softwares de qualidade funcionam com atualizações automáticas em segundo plano ou oferecem a opção de as atualizações serem efetuadas frequentemente pelos usuários. As atualizações conseguem corrigir vulnerabilidades e protegem as redes contra ataques cibernéticos.

Ainda mais com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) em vigor, é necessário contar com infraestruturas robustas para proteger e assegurar a integridade dos dados. Com as diretrizes, as empresas de tecnologia se mantém sempre atentas à criação de aplicativos e softwares que atendam às normas da LGPD.

Os sistemas adaptados com as regras da LGPD oferecem uma política de dados com boa governança de informações. Por isso, o investimento em programas de segurança são feitos para evitar problemas e prejuízos. Não basta apenas criar softwares com usabilidade, é preciso garantir a conformidade com a lei.

Além de ter um sistema responsivo, é interessante que o empreendimento também faça um monitoramento rigoroso com detecção e resposta. Essa é uma maneira de evitar problemas, reduzir e, até mesmo, eliminar riscos em relação à segurança dos dados.

Sem dúvidas, um software de qualidade deve atender às mudanças na legislação e se manter sempre atualizado em relação às leis em vigor. Com um sistema robusto, os negócios podem ficar despreocupados em relação à vazamentos, exposição e roubo de dados, e ter a certeza de que os serviços burocráticos e tributários serão feitos de forma ágil e eficiente.

Gostou do conteúdo? Aproveite a visita e entenda também como a automatização de processos beneficia as empresas!

 

eSocial: descubra o que é e para que serve!

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Trabalhar no setor de RH, TI ou finanças pode ser muito desafiante, afinal, normalmente é necessário lidar com diversas informações dos colaboradores, do governo e da própria organização. Pensando em facilitar esse processo, o Governo Federal desenvolveu a plataforma eSocial. 

O eSocial unifica todas essas informações necessárias de forma digital e padronizada, aumentando assim a praticidade e a segurança dos dados. Diante dos benefícios envolvidos, o uso dessa plataforma se tornou obrigatório desde julho de 2018.

Quer saber mais sobre o eSocial para garantir um melhor uso da plataforma? Continue a leitura e descubra a importância dele, suas demais funcionalidades e outras informações!

 

O que é o eSocial e para que serve?

Como dito, o eSocial é uma plataforma construída pelo Governo Federal, uma modernização no controle de dados.

Nela, são inseridos os dados a respeito dos trabalhadores como documentos fiscais, trabalhistas e previdenciários, ou seja, tudo que compete e engloba diversos órgãos federais, como o Ministério do Trabalho, Previdência Social e outros e, portanto, trata-se de uma modernização no controle dos dados. 

O objetivo da criação do eSocial é tornar esse registro de informações mais simplificado e padronizado. Dessa maneira, torna-se mais fácil controlar todas as obrigações que envolvem a relação entre empregado e empregador. É o caso de dados como:

• Previdência Social;
• FGTS;
• Títulos;
• Folha de Pagamento;
• Notificação de acidente de trabalho;
• etc.

A adoção do eSocial pode ser considerada uma evolução, já que é possível elevar a transparência, a confiabilidade e o controle das informações fornecidas ao Governo. Outro ponto positivo é que os documentos existentes são totalmente digitalizados, isso eleva a segurança e democratização de acesso aos dados.

Além disso, considere que a otimização também reduz custos e tempo dos profissionais de RH, já que as informações estarão unificadas e digitalizadas. Logo, existem menos dificuldades para encontrar dados específicos e oferecer um armazenamento mais seguro.

 

Qual a importância do eSocial?

Já parou para pensar nos problemas que um armazenamento incorreto de dados pode ocasionar aos colaboradores e à própria empresa? O eSocial existe também para evitar situações como essas. Lembre-se que os profissionais atualmente estão cada vez mais exigentes e conscientes dos seus direitos trabalhistas.

Diante disso, é fundamental que a organização cumpra o seu papel e haja com mais transparência. O eSocial também auxilia nisso por não exigir que os empregadores enviem os dados mais de uma vez e para diferentes órgãos, visto que existe a unificação das informações, o que também é benéfico para diminuir os custos envolvidos. 

Outro setor que pode ter o trabalho otimizado com auxílio do eSocial é o Governo Federal. Afinal, ele recebe as documentações padronizadas e na mesma plataforma digital. Isso torna a capacidade de fiscalização e controle mais fácil. Logo, empresas e empregadores se beneficiam com uma maior garantia do cumprimento de direitos e deveres trabalhistas e previdenciários. 

 

Quais os riscos de não se adaptar ao eSocial?

Primeiro, é preciso reforçar que a plataforma eSocial deve ser obrigatoriamente utilizada pelas empresas. O descumprimento disso atrapalha a relação da empresa com o Governo Federal, responsável pela fiscalização e controle, e pode levar a penalizações.

Além disso, é fundamental reconhecer que adotar o eSocial no RH consiste em uma nova maneira de executar processos. Isso exige adaptação, digitalização dos documentos e padronização das informações. 

Por mais que a etapa seja complexa, ignorar tais exigências apresenta inúmeras desvantagens. Inclusive, existe a possibilidade da sua corporação se tornar obsoleta, por não se alinhar com as necessidades exigidas para evolução.

 

Quais são as mudanças trazidas pelo eSocial?

Diante da importância do eSocial e dos riscos de ficar para trás ao não se adaptar à plataforma, é necessário conhecer as mudanças que devem ocorrer na empresa para garantir o alinhamento. Acompanhe!

Sistemas

Para assegurar a padronização dos documentos é importante revisar os sistemas utilizados pelas empresas e identificar quais seriam as possíveis modificações necessárias. Também pode ser preciso desenvolver novas plataformas que mais se adaptem às necessidades do momento. 

Outro ponto importante é averiguar a existência de gaps, que são lacunas prejudiciais para o andamento de um negócio. É o caso da lentidão no carregamento de páginas, sistemas inseguros e mais sujeitos a ameaça de vírus etc.

Pessoas

É indispensável que os colaboradores envolvidos no seu negócio estejam por dentro das modificações necessárias e da importância de elas serem feitas. Isso inclui desde os representantes da alta gestão até estagiários que entraram recentemente. Esse apoio da equipe eleva as chances de comprometimento e dedicação em torno do objetivo.

Para garantir que isso ocorra adequadamente, é recomendado investir em treinamentos. Eles auxiliam os membros a entenderem melhor sobre o manuseio do eSocial, prazos e regras surgidas, além de evidenciar a importância da atualização de dados.

Processos

Os processos da empresa devem sofrer impactos com a plataforma eSocial, principalmente os relacionados ao setor de RH. De todo modo, a área de TI e finanças também costuma perceber tais efeitos. 

Por esse motivo, é preciso que a empresa mapeie e revise todos os processos para se certificar que eles estejam alinhados com as exigências do eSocial. Uma dessas exigências envolve o registro completo dos dados dos candidatos em processos seletivos no eSocial. Outros impactos se relacionam a Admissão, Movimentação e Desligamento de colaboradores.

 

Quais são os principais desafios enfrentados pelos profissionais de RH?

Como foi possível notar, a adequação das empresas ao eSocial visa trazer inúmeras evoluções. É o caso da amenização de desafios muitas vezes enfrentados pelos profissionais de RH, como:

• burocratização no envio de dados;
• insegurança na realização das demandas;
• desalinhamento do setor jurídico com o RH;

Quais são as multas associadas ao eSocial?

As multas e penalizações podem surgir pela falta de envio das informações ou no atraso desse processo, o que eleva os gastos da corporação. Além disso, outras multas podem envolver:

• informações de admissão;
• descumprimento de verbas rescisórias;
• descumprimento do envio.

Então, conseguiu entender mais sobre o funcionamento do eSocial? É importante garantir adequação a essa plataforma para aproveitar os benefícios oferecidos e fugir de multas e penalizações. Ao fazer isso, sua empresa ganha com a redução de custos, transparência e segurança de dados.

 

O nosso post foi útil para você entender mais sobre o eSocial? Aproveite a visita ao blog e descubra qual a importância de construir um planejamento estratégico!